Telefon w Twoim obiekcie zawsze odebrany
Nasz asystent telefoniczny AI odbiera telefony w nocy i wtedy, gdy recepcjonista jest zajęty gościem. Odpowiada na pytania z bazy wiedzy Twojego obiektu w ponad 30 językach.
Asystent Vocanti odbiera telefony w hotelach Ilonn w Poznaniu
Goście dzwonią o każdej porze. Kto im odpowiada?
Nieodebrany telefon rzadko dzwoni drugi raz. Gość szuka numeru do innego obiektu albo zapamiętuje, że w Waszym hotelu nikt nie odbiera.
To nie jest teoria. Na podstawie naszych wdrożeń widzimy, że nawet do 65% połączeń bywa nieodebranych w godzinach szczytu a nieodebrane połączenia oznaczają niezadowolonych i straconych klientów.
To Ty decydujesz, kiedy asystent odbiera
Asystent nie musi przejmować całej linii. W większości obiektów pracuje jako wsparcie recepcji, a nie jej zamiennik.
Asystent nocny
Recepcja pracuje do określonej godziny, potem połączenia przejmuje asystent.Tryb dla obiektów bez recepcji całodobowej, aparthoteli i pensjonatów.
Asystent zastępczy
Telefon dzwoni normalnie na recepcję. Jeśli nikt nie odbierze po ustalonej liczbie sygnałów i/lub gdy linia jest już zajęta, połączenie przejmuje asystent.
Asystent 24/7
Każde połączenie trafia najpierw do asystenta. Tryb dla obiektów, które chcą pełnej automatyzacji obsługi telefonicznej albo nie mają recepcji na miejscu.
Posłuchaj, jak asystent rozmawia z gościem
Najkrótsza droga do oceny, czy to się nadaje do Waszego obiektu, to trzydzieści sekund rozmowy.
Rozmowa: gość nie może wejść do apartamentu
Jedno połączenie, trzy sprawy: zameldowanie, parking i pytanie o śniadanie.
Wolisz sprawdzić sam? Zadzwoń.
Pod numerem +48 22 181 10 67 odbiera asystent demonstracyjny przykładowego hotelu. Możesz zadać mu dowolne pytanie, przerwać w połowie zdania, spróbować go zagiąć. Działa całą dobę.
Rozwiń transkrypt rozmowy
23:41. Gość stoi pod drzwiami apartamentu i nie może wejść.
Asystent: Dobry wieczór, recepcja Ilonn Boutique, w czym mogę pomóc?
Gość: Dzień dobry, stoję przed budynkiem i nie mogę wejść, nie wiem gdzie ten kod.
Asystent: Już pomagam. Czy przyszedł SMS od recepcji z kodem dostępu do obiektu?
Gość: Aha, moment… tak, mam.
Asystent: Świetnie, przeprowadzę Pana przez proces krok po kroku. Przy drzwiach wejściowych proszę wpisać czterocyfrowy kod z SMS-a na panelu przy wejściu. Ten sam kod otwiera też bramę parkingową.
Gość: Dobra, jestem w środku.
Asystent: Po wejściu do holu, prosto przy windzie, jest rząd małych sejfów z numerkami. Proszę znaleźć sejf o numerze odpowiadającym numerowi apartamentu i wpisać czterocyfrowy kod sejfu z SMS-a. W środku jest karta do pokoju. Następnie windą lub schodami na piętro apartamentu, a po wejściu kartę trzeba włożyć do czytnika przy drzwiach, żeby włączył się prąd.
Gość: Super, dziękuję. A gdzie mogę zaparkować, bo auto zostawiłem na ulicy?
Asystent: Mamy do dyspozycji dwa parkingi. Priorytetem jest parking przy samym obiekcie — wjazd otwierany jest tym samym czterocyfrowym kodem z SMS-a. Jeśli parking jest zajęty, do dyspozycji jest też parking przy kościele Świętej Anny, wjazd od ulicy Matejki. Wysłałam SMS-em link z dokładną lokalizacją.
Gość: Dzięki wielkie.
Asystent: Do usłyszenia, dobrej nocy.
Co się właśnie wydarzyło: gość został obsłużony w całości, recepcja nie została oderwana od pracy, a jedyny koszt tej rozmowy to około dwie minuty z pakietu. Bez asystenta ten telefon zadzwoniłby na komórkę recepcjonisty w innym obiekcie — albo nie zostałby odebrany w ogóle.
Co asystent robi bez udziału recepcji
Asystent uczy się Waszego obiektu z bazy wiedzy przygotowanej razem na starcie Odpowiada tylko na jej podstawie — nie zmyśla i nie improwizuje.
-
Odpowiedzi na pytania gości
Parking, doba hotelowa, śniadania, WiFi, spa, zwierzęta, bagaż. Wszystko, co recepcja powtarza kilkanaście razy dziennie.
-
Prowadzenie przez samodzielne zameldowanie
Krok po kroku, aż gość będzie w pokoju. Kluczowe przy self check-in.
-
Przyjmowanie rezerwacji
Asystent kieruje gościa na Wasz silnik rezerwacyjny, po najniższej cenie. Zero prowizji dla OTA.
-
Przekazywanie do właściwych działów
Restauracja, konferencje, eventy, kadry. Asystent łączy na żywo w godzinach pracy działu.
-
Wysyłka SMS w trakcie rozmowy
Lokalizacja parkingu, adres, godziny, instrukcja. Gość nie musi nic zapisywać.
-
E-mail z podsumowaniem rozmowy
Kto dzwonił, o co pytał i jak rozmowa się zakończyła. Z każdej rozmowy albo tylko z tych do oddzwonienia.
-
Ponad 30 języków w standardzie
Asystent rozpoznaje język rozmówcy i odpowiada w nim. Bez menu wyboru, także o drugiej w nocy.
-
Obsługa do 10 rozmów jednocześnie
W godzinach szczytu asystent odbiera każde połączenie równolegle. Nikt nie słyszy sygnału zajętości.
-
I wiele innych możliwości
Dowiesz się, o co naprawdę pytają Wasi goście
Do tej pory te rozmowy nie zostawiały śladu. Teraz każde połączenie jest zapisane, otagowane i policzone.
Miesięczny raport
Liczba połączeń w podziale na godziny i kategorie spraw, skuteczność obsługi, udział rozmów zamkniętych bez angażowania recepcji.
Powody przekazania do recepcji
Najczęstsze tematy, których asystent nie obsłużył. To gotowa lista tego, co dopisać do bazy wiedzy w kolejnym miesiącu.
Nagrania i transkrypcje
Dostęp do każdej rozmowy. Przydatne przy reklamacji, przy szkoleniu recepcji i przy sporze o to, co dokładnie zostało ustalone.
Ciągłe strojenie
Raz w miesiącu przeglądamy rozmowy razem z Wami i poprawiamy to, co wypadło słabo. Asystent w trzecim miesiącu jest wyraźnie lepszy niż w pierwszym.
Rozbudowa na zamówienie
Pakiet podstawowy uruchamiamy szybko i bez ingerencji w Wasze systemy. Kolejne funkcje dokładamy wtedy, gdy asystent już działa i wiadomo, co realnie się opłaca.
System rezerwacyjny / PMS
Sprawdzanie dostępności i cen w czasie rzeczywistym oraz dokonywanie rezerwacji przez telefon, bez angażowania recepcji.
System POS / gastronomia
Przyjmowanie zamówień room service i informacje o statusie zamówienia, zintegrowane z systemem restauracji.
Połączenia wychodzące
Potwierdzanie rezerwacji, przypomnienia o wymeldowaniu, prośby o opinię po pobycie wraz z kodem rabatowym na kolejny pobyt.
Scenariusze na miarę
Obsługa klientów korporacyjnych, kwalifikacja zapytań o eventy i konferencje, procedury specyficzne dla Waszego obiektu.
Ilonn Boutique Limanowskiego i Hotel Ilonn, Poznań
Sytuacja
Ilonn Boutique to obiekt z czternastoma apartamentami i self check-in, z recepcją czynną do dwudziestej. Po tej godzinie wszystkie połączenia były przekierowywane na komórkę recepcji zdalnej w głównym hotelu. Recepcjonista, obsługujący własnych gości przy ladzie, był odrywany od pracy pytaniami „jaki jest kod”, „gdzie parking”, „o której śniadanie”.
Co zrobiliśmy
Uruchomiliśmy asystenta obsługującego połączenia nocne: pełne FAQ obiektu, prowadzenie gości przez samodzielne zameldowanie, informacje o parkingu, obsługa po polsku i po angielsku. Sprawy wymagające człowieka asystent przekazuje na żywo do recepcji zdalnej.
Efekt
- Wszystkie telefony odebrane i 95% obsłużonych poprawnie
- Recepcja odciążona z powtarzalnych pytań, skupia się na gościach na miejscu
- Rezerwacje bezpośrednie, z pominięciem prowizji portali
- Analityka pokazująca jakie sprawy są poruszane podczas rozmów
Co dalej
Po pilotażu asystent został wdrożony na stałe, a zakres rozszerzono o drugi, większy obiekt — Hotel Ilonn z recepcją całodobową, gdzie asystent pracuje w trybie wsparcia i przejmuje połączenia, których recepcja nie zdąży odebrać.
Jak wygląda wdrożenie
Wasz udział to jedna rozmowa i przekazanie wiedzy o obiekcie. Reszta jest po naszej stronie.
Rozmowa i rozpoznanie
30 minutUstalamy, kiedy asystent ma odbierać, jakie sprawy ma obsługiwać samodzielnie, a co ma trafiać do recepcji. Sprawdzamy Waszą linię telefoniczną i operatora.
Baza wiedzy i asystent
3–5 dniZbieramy wiedzę o obiekcie: FAQ, procedury, godziny i inne. Na tej podstawie piszemy scenariusze rozmów i przygotowujemy asystenta telefonicznego.
Testy
5–7 dni
Asystent działa najpierw na osobnym numerze. Możecie do niego dzwonić, próbować go zagiąć i zgłaszać poprawki.
Przełączenie linii
na bieżącoPrzekierowujemy Waszą linię i asystent zaczyna odbierać prawdziwe połączenia. Pierwszy miesiąc to intensywne strojenie na podstawie prawdziwych rozmów.
Wypróbuj bez ryzyka - pierwszy miesiąc za darmo
Dla małych obiektów i tych, którzy chcą zacząć od wsparcia recepcji.
Umów prezentacjęW cenie
- 500 min / miesiąc
- Dodatkowe minuty: 0,90 zł netto / min
- 1 numer telefonu
- 10 połączeń jednoczesnych
- Bieżący support i strojenie
Funkcje
- 30+ języków
- 60+ głosów
- Przekierowania do działów
- Wysyłka SMS w rozmowie
- Podsumowania email
- Analityka rozmów
Dla hoteli z wyraźnym ruchem telefonicznym i godzinami szczytu.
Umów prezentacjęW cenie
- 1500 min / miesiąc
- Dodatkowe minuty: 0,90 zł netto / min
- 3 numery telefonu
- 10 połączeń jednoczesnych
- Priorytetowy support i strojenie
Funkcje
- Wszystko co w Starter
- Dedykowany trunk SIP
- Połączenia wychodzące
Dla większych hoteli, sieci i obsługi wielu obiektów w jednej puli minut.
Umów prezentacjęW cenie
- 3000+ min / miesiąc
- Na podstawie wolumenu i trybu pracy
- Indywidualne numery tel
- Indywidualne połączenia równoczesne
- Warunki SLA
Funkcje
- Wszystko co w Pro
- Własny głos (klonowanie głosu)
- I wiele więcej
Wdrożenie od 699 zł netto — jednorazowo.
Bez zobowiązania długoterminowego w rozliczeniu miesięcznym.
Integracje i scenariusze niestandardowe (PMS/POS, połączenia wychodzące, procesy korporacyjne) wyceniamy osobno.
Konkretną wycenę podajemy po rozmowie, na której ustalamy zakres, wolumen i tryb pracy.
Umów bezpłatną prezentacjęZgodność z AI Act i RODO wbudowana od początku
Asystent rozmawia z Waszymi gośćmi i przetwarza ich dane. Traktujemy to poważnie i mamy to poukładane, zanim ktokolwiek zapyta.
- Asystent nie udaje człowieka. Już w powitaniu informuje, że jest wirtualną asystentką — zgodnie z wymogami przejrzystości AI Act.
- Informacja o rejestrowaniu rozmowy pada w powitaniu, przed pierwszym pytaniem gościa.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych — standardowy element umowy, nie dodatek na życzenie.
- Pełna izolacja danych między obiektami — baza wiedzy, nagrania i transkrypcje jednego klienta nigdy nie trafiają do asystenta innego.
Najczęstsze pytania
Czy asystent brzmi naturalnie? Goście się nie zorientują?
Zorientują się i mają się zorientować — asystent przedstawia się jako wirtualna asystentka, wymaga tego AI Act. Chodzi o coś innego: żeby rozmowa była płynna i żeby gość dostał to, po co dzwonił. Najlepiej oceńcie sami — numer jest na górze strony.
Czy muszę zmieniać numer telefonu obiektu?
Nie. Zostaje Wasz dotychczasowy numer. Konfigurujemy przekierowanie u Waszego operatora — w zależności od trybu, na wszystkie połączenia albo dopiero po kilku nieodebranych sygnałach.
Co się dzieje, gdy asystent nie zna odpowiedzi?
Mówi wprost, że nie ma tej informacji, i zapowiada kontakt ze strony recepcji. Nie zgaduje. Recepcja dostaje e-mail z numerem, godziną, tematem i streszczeniem rozmowy. Powtarzające się pytania spoza bazy wiedzy dopisujemy do niej przy comiesięcznym przeglądzie.
Czy asystent mówi w językach obcych?
Tak, w ponad trzydziestu — w cenie pakietu podstawowego. Asystent rozpoznaje język rozmówcy i odpowiada w jego języku, bez menu wyboru. Bazę wiedzy przygotowujemy raz, asystent korzysta z niej we wszystkich językach.
Co, gdy gość potrzebuje fizycznej pomocy?
Asystent najpierw próbuje pomóc zdalnie — przy zablokowanych drzwiach, kodzie, który nie działa, czy problemie w pokoju często wystarczy poprowadzenie krok po kroku. Jeśli to nie wystarczy, przekazuje rozmowę na żywo do wyznaczonej osoby.
Czy nagrywanie rozmów jest legalne?
Tak, przy zachowaniu obowiązku informacyjnego. Asystent informuje o rejestrowaniu rozmowy w powitaniu, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Pomagamy też przygotować klauzulę informacyjną na Waszą stronę.
Na jak długo się wiążę?
Domyślnie umowa jest miesięczna, bez zobowiązania długoterminowego. Po pierwszym miesiącu dopasowujemy pakiet minut do rzeczywistego zużycia, żeby cena odpowiadała temu, co faktycznie się dzieje na linii. Jeśli wolicie płacić raz w roku, macie 20% rabatu — możecie zacząć od razu z rozliczeniem rocznym albo przejść na nie później, w dowolnym momencie z abonamentu miesięcznego.